При введенні користувачем даних, EXCEL намагається визначити тип даних, що вводяться. Якщо дані можна перевести в формат дати або числа, то EXCEL виробляє відповідне перетворення і форматування. Перетворення проводиться «на льоту» після натискання клавіші ENTER. Часто текстові дані дійсно мають формат дат (1-05, 2.12) або чисел (000123456), але насправді ними не є. В цьому випадку необхідно заборонити EXCEL виконувати автоматичне перетворення і форматування.

При введенні текстових даних певного виду, наприклад: 1-05, 2.12, 1 e 2, 00012456, EXCEL автоматично змінює формат комірки і перетворює текст в інший, як йому здається, відповідний тип даних. Це призводить до того, що 1-05 і 2.12 будуть перетворені в дати (01.май і 02.дек), а 1 e 2 і 000 123 456 в кількості (в 1,00 E +02, тобто 100 і в 123456 ).

Припустимо, ми вводимо текст 1-05 (нехай це буде артикул товару) і хочемо, щоб EXCEL зберіг в осередку саме текст, а не що-небудь інше.

Що ж відбувається при введенні значення в клітинку? Якщо осередок має формат Загальний (формат комірки за замовчуванням), EXCEL перетворює текст 1-05 в дату 01.май: формат комірки змінюється з Загальний на формат Дата (точніше всі формати /ДД.МММ). Якщо ми повернемо осередку формат Загальний, то в осередку побачимо число 40299 (якщо зараз 2010 рік), що відповідає 01.05.2010. Повернути початкове значення 1-05 простим перетворенням формату вже не представляється можливим - EXCEL інтерпретував 1-05, як дату 01.05.2010 і вставив в осередок відповідне їй число 40299.

Універсальним способом скасування автоматичного перетворення формату є явне вказівку бажаного формату перед введенням даних. Тобто виділяємо комірки, в які необхідно ввести свідомо текстові дані і встановлюємо їм текстовий формат. Для виклику формату комірки натисніть CTRL + 1.

Є й інший спосіб. Щоб EXCEL автоматично при введенні текстових даних призначав осередкам текстовий формат, перед текстом, що вводиться можна ввести знак апострофа ( '), тобто в нашому випадку необхідно ввести '1-05 (давайте введемо його на новому аркуші в клітинку А1). Чому саме апостроф? Є дві причини: цей символ не відображається в комірці (якщо він введений першим) і він ігнорується формулами. Наприклад, після введення формули = ЛЕВСИМВ (A1; 4) отримаємо 1-05, а не '1-0, як ніби було б очікувати.

Використання апострофа - не єдиний спосіб скасування автоматичного перетворення формату при введенні значень. Можна замість апострофа ввести перед словом пробіл або після слова точку. Наприклад, якщо потрібно ввести 2.3 (що перетворюється 02.мар), то вводимо 2.3. (Після 3 стоїть крапка).

Інший приклад про автоматичне перетворення формату читайте в Частини 2 .

Неправильний формат значення - це частий тип помилки, до того ж, який важко знайти. Підказкою може служити вирівнювання значення в осередку: якщо значення вирівняно по правій стороні, то це число, а якщо по лівій, то текст. Якщо раніше було зроблено інше вирівнювання в осередку, то через Формат ячеек / Вкладка Вирівнювання / По горизонталі встановіть параметр «За Значенню».

продовження статті читайте в Частини 2 , Де будемо за допомогою формул боротися з автоматичним перетворенням формату комірки.